Conditions générales d'utilisation et confidentialité
Version 1-1c9dec73
1. À quoi sert ce portail
Ce portail, géré bénévolement par le conseil syndical, facilite la vie de la copropriété Résidence Les Tilleuls (12 allée des Tilleuls, 69000 Lyon) : plan des boîtes aux lettres, codes d'accès, contact avec le conseil syndical et la régie, projets, sondages et idées. Il ne remplace ni l'assemblée générale ni le syndic, et les votes qui y sont organisés par le conseil syndical sont consultatifs.
Responsable du traitement : le syndicat des copropriétaires de Résidence Les Tilleuls, représenté par le conseil syndical.
2. Données collectées
Nom, adresse email, téléphone (facultatif), statut (propriétaire/locataire), bâtiment, étage, appartement, lots de copropriété rattachés à votre compte, boîte aux lettres associée, messages, idées, réponses aux sondages et photos que vous publiez, et les numéros des badges, télécommandes et clés qui vous sont remis (registre tenu par le conseil syndical, sans aucun journal de vos entrées et sorties). Aucune donnée n'est utilisée à des fins commerciales.
Départ : quand vous quittez votre logement (fin de location, vente de votre lot), le conseil syndical ferme votre accès aux informations de la copropriété. Vous gardez l'accès à votre compte pour récupérer ou supprimer vos données, et pour contacter le conseil en cas d'erreur.
Signalements et demandes : les incidents (avec photos éventuelles), demandes de badge, de télécommande ou de clé sont transmis par email au conseil syndical et/ou à la régie, avec votre nom, votre contact, votre bâtiment et votre étage ; les photos restent stockées sur le portail (et, si configuré, dans le Drive du conseil). Le matériel demandé est facturé.
Annuaire des voisins : facultatif et désactivé par défaut. Si vous y figurez, les résidents connectés voient votre prénom, votre bâtiment et votre étage, et seulement les informations (nom, téléphone, email) que vous avez cochées. Retrait possible à tout moment dans « Compte ».
3. Qui y a accès
- Résidents validés (locataires) : plan des boîtes aux lettres (noms), codes d'accès et documents partagés avec tous.
- Propriétaires confirmés : en plus, les documents et sondages réservés aux propriétaires, les estimations de coût des travaux et le simulateur de quote-part (calculés à partir des tantièmes de vos lots).
- Membres du conseil syndical : tout ce qui précède, plus la liste des comptes (email, téléphone), les demandes de modification et les projets internes.
- Notifications : si vous les activez, votre appareil reçoit des alertes (contenu chiffré) via le service de notification de votre navigateur (Apple, Google ou Mozilla) ; vous pouvez les désactiver à tout moment dans « Compte ».
- Le syndic et la régie reçoivent uniquement les emails que le conseil syndical ou vous-même leur envoyez via le portail.
4. Où sont stockées les données
Sur un petit serveur maîtrisé par le conseil syndical. La base de données et les pièces jointes sont stockées sur le serveur. Les échanges entre votre appareil et le portail transitent par Cloudflare (service de connexion sécurisée, qui ne conserve pas le contenu des pages). Aucune donnée n'est copiée chez Google ou un autre service en ligne.
Sauvegardes : une copie de la base de données et des pièces jointes est faite chaque nuit, conservée sur un autre emplacement du serveur ou de ses disques, et gardée 14 jours.
5. Durée de conservation
Vos données sont conservées tant que vous résidez dans la copropriété. À votre départ ou sur demande, votre compte est supprimé ; les fiches de boîtes aux lettres sont mises à jour par le conseil syndical. Dans le registre des badges, votre nom est effacé un an après la restitution ou la désactivation du badge.
6. Vos droits (RGPD)
Vous pouvez à tout moment, depuis la page « Compte » : modifier vos informations, télécharger vos données et supprimer votre compte. Pour toute autre demande (accès, rectification, opposition) ou réclamation, écrivez au conseil syndical. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr).
7. Bon usage et sécurité
Ne partagez pas votre mot de passe ni les codes d'accès avec des tiers. Publiez uniquement des contenus respectueux et des photos sans personnes identifiables sans leur accord.